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Une fois que le tableau de bord idéal a été défini (cf. notre partie 1 sur les tableaux de bord), un des points clés est son automatisation.

S’il présente des informations synthétiques et facilement lisibles, un tableau de bord fait souvent appel à de nombreux chiffres issus de nombreux rapports disponibles dans les outils de web analytics ou dans les systèmes d’information internes.

Ces rapports peuvent donc être assez complexes à mettre en œuvre et surtout très consommateurs de temps si chaque chiffre doit être relevé à la main dans différentes sources.

Cette contrainte de production, répétée chaque semaine voire chaque jour, est une réelle perte de temps. De fait, de nombreux rapports sont envoyés aux destinataires sans analyses préalables des tendances. Ce qui peut facilement provoquer de nombreuses questions voire des décisions erronées.

Il est donc crucial de réduire très fortement le temps consacré à la production du rapport au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le rapport automatisé est une solution pour résoudre ce problème de temps, c’est son utilité première. Pour un rapport hebdomadaire qui prendrait 2h de produit manuelle, le rapport automatisé prendrait approximativement 10 à 15 min. Il est bien entendu que plus la production du rapport est longue, plus le gain de temps sera important lors de son automatisation.

 

 

S’il fallait donner un ratio de temps, on pourrait dire qu’un rapport automatisé met 10 fois moins de temps à être produit et commenté qu’un rapport manuel.

L’automatisation des rapports fait place à plus de temps d’analyse, soit une meilleure connaissance de son trafic, de ses campagnes et de ses visiteurs, d’où une meilleure dynamique d’optimisation..

L’automatisation à une autre utilité, celle de minimiser – ou supprimer – les risques d’erreurs de saisie ou de calculs liés à l’humain.

Les outils de web analytics mettent à disposition de nombreux systèmes de génération et de diffusion automatisée des tableaux de bord.

Il est possible d’utiliser :

  • Les tableaux de bord intégrés de chacun des outils éditeurs tels que SiteCatalyst, Coremetrics/UNICA, AT Internet, Google Analytics, …etc.
  • Les plug-ins Excel, développé par les éditeurs tels qu’ExcelClient/ReportBuilder pour SiteCatalyst ou l’Add-in Excel d’AT Internet.
  • La diffusion automatique des rapports des outils éditeurs aux destinataires souhaités.

De nombreuses autres solutions peuvent être déployées par des web analystes expérimentés.

Pour résumer les bonnes pratiques des tableaux de bord sont :

Définir le tableau de bord adéquat (Partie 1)

  • Choix des indicateurs et KPIs du tableau de bord en fonction des objectifs fixés
  • Déterminer la fréquence de production et les destinataires du tableau de bord
  • Elaboration d’un template du tableau de bord synthétique, clair et simple à la lecture

Génération et diffusion des tableaux de bord (Partie 2)

  • Diminution considérable du temps de production des rapports
  • Gain de temps pour analyser les rapports et argumenter les évolutions
  • Minimiser les erreurs de manipulations de données et de calculs des rapports

Je vous conseille de prendre quelques minutes à vous poser les bonnes questions avant de vous lancer dans l’élaboration d’un tableau de bord. Cela peut paraitre comme une perte de temps, mais je vous garantis que vous y gagnerez en présentation du tableau de bord (synthétique, clair et simple à la lecture) et en temps de production.

Et je préconise fortement d’automatiser vos rapports même si cela représente un investissement plus ou moins important car sur du long terme votre rendement travail et analyse vont fortement y gagner et notamment pour les grandes entités.

Anousack Souphavong